Cut off the Chaos – 8 Βήματα για να εκτοξεύσετε την Αποτελεσματικότητα σας

Τα άτομα τα οποία έχουν να λογοδοτήσουν σε ανώτερο και είναι σε άμεση επαφή με τον Διευθυντή (Προσωπικοί Βοηθοί, Βοηθοί , Administration κλπ) είναι απαραίτητο να είναι αποτελεσματικοί.

Για αυτό τον λόγο είναι πολύ σημαντικό να δουλεύουν έξυπνα , έτσι ακολουθώντας  τα πιο κάτω 8 Βήματα / Δράσεις θα εκτοξεύσουν την αποτελεσματικότητα τους.

1. Δημιούργησε/ Υιοθέτησε έναν αποδεδειγμένο τρόπο Οργάνωσης και Προγραμματισμού

Η οργάνωση και ο Προγραμματισμός είναι θεμέλιος λίθος για τις συγκεκριμένες θέσεις, για αυτό τον λόγο είναι πολύ σημαντικό να κάνεις έρευνα για διαφορετικές μεθόδους προγραμματισμού και οργάνωσης και να δημιουργήσεις ένα δικό σου σύστημα το οποίο θα σε βολεύει αλλά και θα σε κάνει πιο αποτελεσματικό/η στην δουλειά σας για να έχεις τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα.

2. Zones Divisions – Χώρισε το γραφείο σου σε «Ζώνες»

Είναι ο πιο εύκολος τρόπος να οργανώσεις το γραφείο σου από τα files, έντυπα  και γενικά οποιαδήποτε αλληλογραφία.

Οι ζώνες μπορεί να είναι χωρισμένες ανά κατηγορία πχ. To Do, working right Now, Completed, incoming, outcoming. Παράλληλα, μπορείς να δημιουργήσεις και κωδικοποίηση με χρώματα για διαφορετικά projects.

Με αυτό τον τρόπο θα είσαι πολύ πιο οργανωμένη/ος στην δουλειά σου αλλά και όταν σου ζητηθεί οτιδήποτε θα είσαι σε θέση να ξέρεις που βρίσκεται και σε πιο στάδιο είναι.

3. Υιοθέτησε τον κανόνα “One Touch Rule”

Αυτός ο κανόνας είναι πολύ αποτελεσματικός, καθώς σε ωθεί να τελειώσεις οτιδήποτε πιάνεις και να μην αφήνεις εκκρεμότητες! Στην ουσία αγγίζεις μόνο μια φορά τα θέματα που έρχονται μπροστά σου και έχεις να κάνεις.

Βασισμένοι πάνω στην πολυπλοκότητα των  συγκεκριμένων θέσεων μπορεί να εφαρμοστεί και να αυξήσει και την αποτελεσματικότητα σας άμεσα.

4. Εκμεταλλεύσου τα Ψηφιακά Εργαλεία

Αυτοματοποίησε όσα περισσότερα μπορείς προς όφελος σου!

Υπάρχουν χιλιάδες εργαλεία και το καθένα από αυτά έχει συγκεκριμένο σκοπό – να σε βγάζουν από την δύσκολη θέση να θυμάσαι τα πάντα! Από τα πιο βασικά είναι το email calendar για να είσαι UpToDate, Calendly (calendar with slots), Wunderlist (To do list) και άλλα πολλά! Το μόνο που χρειάζεται να κάνεις είναι να βρεις το κατάλληλο για εσένα.

5. Να βλέπεις λύσεις και όχι Προβλήματα

Αυτό είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα των ημερών μας… εστιάζουμε στο Πρόβλημα περισσότερο παρά στο τι μπορούμε να κάνουμε!

Για να γίνεις πιο αποδοτική/ος χρειάζεται ηρεμία για την κρίσιμη στιγμή  και να βρίσκεις – παρουσιάζεις με αυτοπεποίθηση πιθανές λύσεις.

Αυτό το ταλέντο το θαυμάζουν αλλά και λατρεύουν όλοι οι ανώτεροι  και τότε νιώθουν ότι μπορούν να βασιστούν πάνω σου

6. Επικοινώνησε Πρώτα τα Σημαντικά

Ένα από τα συχνότερα λάθη που κάνουν τα περισσότερα άτομα είναι να αναφέρονται στα μικρά και ασήμαντα πρώτα κατά τη διάρκεια των συναντήσεων και να αφήνουν τελευταία τα σημαντικά/δύσκολα.

Αλλάξτε τον τρόπο σας!

Επικοινωνήστε τα δύσκολα και σημαντικά για να προχωράει η δουλειά και μετά αν μείνει χρόνος όλα τα άλλα.

7. Ενδυναμώστε την προσωπικότητα σας

Χρειάζεται δυναμισμό και αυτοπεποίθηση για να είσαι σε αυτή την θέση. Ανάπτυξε την προσωπικότητα σου, με δυναμισμό, αυτοπεποίθηση και αποφασιστικότητα.

Μην αποδέχεσαι να σου αλλάζουν το πρόγραμμα για ασήμαντα πράγματα ή να σε διακόπτουν συνέχεια!

Μπορεί να πεις όχι! Mε εναλλακτικές!

8. Στόχοι και Προτεραιότητες

Καθώς είσαι από τους πιο στενούς συνεργάτες των Διευθυντών/τριων είναι πολύ σημαντικό να επικοινωνείτε αποτελεσματικά και να ξέρετε μεταξύ σας τι έχει προτεραιότητα και τι όχι.  Με τι χρειάζεται να ασχοληθείς και με τι όχι, έτσι με αυτό τον τρόπο θα είστε προσηλωμένοι προς την ίδια κατεύθυνση και θα πετυχαίνετε τους στόχους σας.

Αν εφαρμόσετε κάποια από τα πιο πάνω ή και όλα θα είστε σε θέση να αυξήσετε την απόδοση σας!

Δείτε σχετικό σεμινάριο με το πιο πάνω άρθρο.

Christofi Vasiliki
Communication, Soft Skills
NAMA Certified Anger Management Specialist, PR Specialist
Trainer and Coach