Τα 5 Απαραίτητα Χαρακτηριστικά ενός Rock Star Office Manager (Διαχειριστή Γραφείου)

Δεν είναι μυστικό… Αυτή η θέση εργασίας είναι απαιτητική και χρειάζεται ένα μοναδικό συνδυασμό δεξιοτήτων.

Ρωτήσαμε Office Managers και CEO’s ποια είναι τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά των Rock Star Office Manager και θέλουμε να τα μοιραστούμε μαζί σας!

1. Οργάνωση, ανάθεση και παρακολούθηση εργασιών

Το πρώτο χαρακτηριστικό δεν μας κάνει εντύπωση καθώς ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά είναι η οργάνωση , ανάθεση εργασιών και παρακολούθηση τους. Η συγκεκριμένη θέση είναι τόσο απαιτητική και έχει πολλές εργασίες που εξελίσσονται καθημερινά , έτσι είναι πολύ εύκολο να χάσεις την εστίαση σου.

Χρειάζεται να εμπιστευτείς αποδεδειγμένα εργαλεία οργάνωση , στοχοθέτησης, ανάθεση και παρακολούθησης εργασιών.

2. Ευελιξία

Rockstar Office Manager χωρίς ευελιξία δεν υπάρχει!

Χρειάζεται να έχεις ευελιξία και να προσαρμόζεσαι σε οτιδήποτε έρχεται χωρίς να χάνεις χρόνο να τα κρίνεις , καθώς συνέχεια προκύπτουν νέα θέματα και προκλήσεις και χρειάζονται άτομα τα οποία μπορούν να εστιάσουν στις λύσεις και όχι στην ανάλυση της οποιαδήποτε κατάστασης.

3. Επικοινωνία

Ίσως είναι το μοναδικό άτομο το οποίο έχει επικοινωνία με όλα τα τμήματα και θέσεις εργασίας σε ένα οργανισμό. Έτσι είναι απαραίτητο να έχει άψογες επικοινωνιακές δεξιότητες , καθώς θα χρειαστεί να επικοινωνήσει από τα πιο απλά μέχρι τα πιο δύσκολα θέματα σε πολλά άτομα.

Η επικοινωνιακή δεξιότητα μπορεί να αναπτυχθεί και να βελτιωθεί.

4. Εξαιρετική Αυτοπεποίθηση

Η αυτοπεποίθηση σου είναι αυτή που κερδίζει την εμπιστοσύνη των άλλων. Και επειδή ο/η Office Manager  είναι το άτομο που εμπλέκεται σε πολλά θέματα είναι απαραίτητο να μπορεί να διεκδικεί, διαφωνεί και να επικοινωνήσει διάφορα θέματα με ανώτερα στελέχη.

Και η αυτοπεποίθηση είναι αυτή που σε οδηγεί να το κάνεις !

5. Αδικαιολόγητη Αισιοδοξία

Όσο και να φαίνεται παράξενο είναι απαραίτητο συστατικό για τον/την Rockstar καθώς πολλοί πελάτες – συνεργάτες συναντιούνται πρώτα με τον/την Office Manager , έτσι είναι πολύ σημαντικό να είναι αισιόδοξοι και οι περισσότεροι σε μια καλή μέρα είναι.

Το θέμα έρχεται όταν η μέρα δεν είναι καλή λόγω προσωπικών ή επαγγελματικών θεμάτων – εκεί είναι που έρχεται η αδικαιολόγητη αισιοδοξία ή οποία μεταφέρεται από τον ένα άνθρωπο στον άλλο.

Όλοι μπορούμε να γίνουμε πιο αισιόδοξοι και υπάρχουν τεχνικές οι οποίες μπορούν να εφαρμοστούν και σε ένα εργασιακό περιβάλλον.

Εσείς έχετε αυτά τα 5 χαρακτηριστικά για να γίνεται Rock star Office Managers?

Αν θέλετε να ενισχύσετέ τις δεξιότητες σας τότε το Πρόγραμμα Διοίκησης Γραφείου του The Institute of Leadership and Management (ilm) είναι το ιδανικό για εσάς!

Christofi Vasiliki
Communication, Soft Skills and PR Specialist – Trainer and Coach
Conicon Ltd