Προσωπική Βοηθός – Τα 2 Χέρια του Διευθυντή

Προσωπική Βοηθός (Personal Assistant) είναι μια ιδιαιτέρα γραμματέας ως συνήθως Ανώτερων Στελεχών Επιχειρήσεων / Οργανισμών που πέραν των Γραμματειακών Δεξιοτήτων της πρέπει να έχει οργανωτικά, επικοινωνιακά και σε πολλές περιπτώσεις και διοικητικά προσόντα.

Η φράση «το κλειδί μιας επιχείρησης» ευρίσκεται στην θέση της Προσωπικής Βοηθού και είναι απολύτως ακριβής γιατί πολύ απλά η Προσωπική Βοηθός είναι αν όχι και τα 2 χέρια του Διευθυντή το δεξί σίγουρα.

Τι εννοούμε;;;;;

Η Προσωπική Βοηθός είναι το άτομο που μεταφέρει όλα τα σημαντικά ζητήματα στον Διευθυντή αλλά συγχρόνως είναι το ίδιο άτομο που ρυθμίζει οτιδήποτε αφορά τον Διευθυντή της σε εργασιακά θέματα. Πρέπει να είναι άτομο οργανωτικό έτσι ώστε να μπορεί να τηρεί το πρόγραμμα εργασίας του Διευθυντή και να μπορεί να εναλλάσσετε και να βρίσκει λύσεις εύκολα.

Η Προσωπική Βοηθός πέραν όμως των εργασιακών (εταιρικών) καθηκόντων της, εκτελεί πολλές «άτυπες» εργασίες εκ μέρους του Διευθυντή της. Για παράδειγμα σχεδόν όλες οι Προσωπικές Βοηθοί ρυθμίζουν θέματα προσωπικά του Διευθυντή τους (θέματα για το σπίτι, προσωπικά θέματα πχ ταξίδια, υπενθυμίσεις κοινωνικών γεγονότων, γενεθλίων, διακοπών κλπ).

Άρα μιλάμε για ένα άτομο με πολλαπλές ικανότητες που με την πάροδο του χρόνου θα πρέπει να αναπτύσσει τις ικανότητες και τα δίκτυα επαφών της έτσι ώστε να μπορεί να υποστηρίξει ή και να αναδείξει την Επιχείρηση και τον Διευθυντή της.

Έτσι όσες από μας είμαστε ή προσδοκούμε να γίνουμε Προσωπικές Βοηθοί πρέπει να έχουμε υπόψη μας ότι το επάγγελμα αυτό προϋποθέτει επαγγελματισμό, εχεμύθεια, συνεχή κατάρτιση στον τομέα των σύγχρονων τεχνολογιών γραφείου, επικοινωνιακές, οργανωτικές και διοικητικές ικανότητες.

Ανακεφαλαιώνοντας θα σας πω ότι το τα ¾ του χρόνου μας τα περνάμε στην εργασία μας, άρα έχουμε περισσότερη καθημερινή επαφή με τον Διευθυντή μας αντί με την οικογένεια μας. Βάση της εμπειρίας μου θα σας παροτρύνω να γίνεται ΦΙΛΟΙ με τον Διευθυντή σας γιατί πάντα η δουλειά προχωρά, τα προσωπικά εναλλάσσονται, οι άνθρωποι αλλάζουν μια καλή ΦΙΛΙΑ όμως πάντα μένει και μπορεί να διατηρεί τις ισορροπίες σε δύσκολες καταστάσεις.

Ασπασία Λαζαρίδου

CONICON Ltd