8 Μυστικά για να Γίνεις Επιτυχημένη/ος Office Manager

Μήπως το όνειρο σου είναι να διαχειρίζεσαι  ένα Γραφείο αποτελεσματικά; Ή είσαι Office Manager  αλλά θέλεις  να βελτιώσεις κατακόρυφα τις ικανότητες σου;

Αν είσαι θετική σε ένα από τα πιο πάνω, τότε θα σου δώσουμε τα μυστικά για να γίνεις Επιτυχημένη/ος Office Manager!!!

Αλλά ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή. Τι κάνει τελικά ο/η Office Manager; Γιατί στα αυτιά  μας ακούγεται πολύ ωραία θέση με κύρος και ίσως το όνομα και μόνο να συναρπάζει τους ανθρώπους.

Για πολλές εταιρείες η/ο Office Manager είναι από τα πιο σημαντικά άτομα γιατί είναι το άτομο το οποίο Οργανώνει, Συντονίζει και ελέγχει όλες τις λειτουργίες και διαδικασίες του γραφείου και άλλων υποστηρικτικών εργασιών, ούτως ώστε να διασφαλίζει την οργανωτική αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα του.

Τώρα θα αναρωτιέστε ποια είναι τα μυστικά; Ναι ναι, θα τα μοιραστώ μαζί σας. γιατί μου αρέσει να μοιράζομαι.

1. Οργάνωση και Διαχείριση Χρόνου

Το Α και το Ω !!! Πιστέψετε με αν δεν οργανωθείτε προσωπικά σαν άτομα δεν μπορέσετε ποτέ να οργανώσετε άλλους ανθρώπους, και κάθε μέρα και κάθε λεπτό θα νιώθετε ότι έχετε να κάνετε ένα εκατομμύριο πράγματα και δεν προλαβαίνεται. Θα νιώθετε ένα βάρος στο στήθος που θα είναι αφόρητο.

Όταν λέμε οργάνωση εννοούμε να έχετε τον έλεγχο των πραγμάτων να έχετε τον έλεγχο των πραγμάτων, να μην ξεχνάτε τίποτα. Αφού οργανωθείτε, μπορείτε να αρχίσετε να βάζετε Προτεραιότητες στην καθημερινότητα σας για κάνατε αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου σας.  Μπορώ να σας πω με βεβαιότητα ότι ο καλύτερος σας φίλος θα γίνει το calendar σας (ηλεκτρονικό η έντυπο)- θα σου υπενθυμίζει πράγματα.

2. Ηγεσία – Ενέπνευσε την ομάδα σου

Ηγετική Ικανότητα, παρεξηγημένη από πολλούς ανθρώπους αλλά απαραίτητα για να την δουλειά σου!

Για να γίνεις Επιτυχημένη πρέπει να ηγείσαι  των ανθρώπων σου και τους εμπνέεις για να γίνονται καλύτεροι. Εσύ τους δίνεις το παράδειγμα πχ . Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός και ανάθεση εργασιών, ο συντονισμός και η καθοδήγηση ατόμων είναι μερικές από τις καθημερινές εργασίες για τις οποίες πρέπει να είσαι το παράδειγμα.

Παράλληλα, είναι δική σου δουλειά να τους δίνει κινητήρια δύναμη στην εργασία τους.

Πρόσθετα χρειάζεται να αναπτύξεις την ικανότητα Πειθούς χωρίς κατ’ ανάγκη να εξασκείς εξουσία.

3. Λήψη αποφάσεων και Επίλυση Προβλημάτων

Εσύ θα είσαι το άτομο το οποίο θα έρχονται όλοι όταν πρέπει να ληφθεί μία σοβαρή απόφαση ή να λυθεί κάποιο πρόβλημα. Αναμφίβολά θα πρέπει να είσαι σε θέση να αξιολογείς αντικειμενικά του ανθρώπους και τις καταστάσεις για την λήψη της απόφαση και κατά τη διάρκεια των προβλημάτων να παραμείνεις ήρεμη χωρίς να πανικοβληθείς.

Το άγχος και η πίεση θα σε κάνουν να πάρεις λανθασμένες αποφάσεις

4. Επικοινωνία – is my way…

Η πιο σημαντική διαπροσωπική ικανότητα η οποία μπορεί να σας φέρει αποτελέσματα , μόνο αν μάθετε τα μυστικά της.  Το να μπορείς να επικοινωνείς με την ομάδα σου αλλά και με πελάτες και συνεργάτες αποτελεσματικά , είναι σαν να έχεις ένα πλεονέκτημα σε σχέση με τους άλλους. Είναι το ύφος μας , ο τρόπος που μιλάμε, η γλώσσα του σώματος μας…

Ανακαλύψτε και αναπτύξτε την ικανότητα σας στην επικοινωνία. Αν είναι ελλιπής η επικοινωνία σας με την ομάδα σας τότε θα έχετε προβλήματα.

Μην ξεχνάτε επίσης την ικανότητα επιχειρηματολογίας που απαιτείτε για να πείσετε τόσο την ομάδα σας αλλά κυριότερα τους προϊσταμένους.

And make it your way!!!

5. Αντιμετώπιση του εαυτού σας και των υπολοίπων

Άγχος, πίεση, θυμός, συγκρούσεις, συναισθήματα, αντιδράσεις ανδρών και γυναικών. Αυτά είναι μερικά από τα συναισθήματα τα οποία θα αντιμετωπίσετε. Και ο λόγος που θα τα αντιμετωπίσετε είναι επειδή θα δουλεύτε με ανθρώπους και όχι μηχανήματα, και οι άνθρωποι έχουν συναισθήματα!

Και θα πρέπει να είσαι σε θέση να διαχειρίζεσαι τα συναισθήματα αυτά αποτελεσματικά και ισότιμά με όλους τους ανθρώπους. Υπάρχουν πρακτικοί τρόποι για την διαχείριση των πιο πάνω.

6. Διάβασμα Οικονομικών Δεδομένων

Μην βιάζεσαι δεν σου λέων να κάνεις οικονομική ανάλυση απλά να μάθεις να ερμηνεύεις μερικά απλά αριθμητικά δεδομένα που ο καθένας μπορεί να μάθει. Αυτό θα σε βοηθήσει και σε σχέση με την σύνδεση των στόχων του γραφείου και θα σε μάθει να σκέφτεσαι λίγο πιο πρακτικά, και πόσο σημαντική είναι η δική σου η δουλεία σε σχέση με τα πιο πάνω.

Επίσης είναι απαραίτητο συστατικό για ανέλιξη.

7. Κάντε το Γραφείο σας Ψηφιακό (Digital Office)

Ανακάλυψε την δυνατότητα του Digital Office και δες το γραφείο σου να μεταμορφώνεται και να γίνεται πιο αποτελεσματικό. Επιπρόσθετα στις μέρες μας είναι πολύ σημαντικό να γίνεται μέρος των κοινωνικών δικτύων και να αποκτήστε  γνώσεις για την ιστοσελίδα σας και πως μπορεί να γίνει  πιο αποτελεσματική

Και το τελευταίο μυστικό μας είναι…

8. H Office Manager Πρέπει να δείχνει Επαγγελματισμό!!

Δεν είναι απλά μια δουλειά είναι Η ΔΙΚΗ σου δουλειά. Αντιμετώπισε την με Επαγγελματισμό  για να σε βλέπουν και οι άλλοι Επαγγελματία

Το ξέρω ότι τώρα Θα αναρωτιέστε:

Δεν είναι πολλά όλα αυτά που χρειάζεται; Που θα τα μάθω όλα αυτά;

• Ναι είναι πολλά αλλά αν πραγματικά το θες μπορείς να τα μάθεις. Παρακολούθησε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα που θα σου δώσει όλα τα εφόδια και θα σε προετοιμάσει στην πράξη τι θα συναντήσεις.

Η αρχή φαίνεται δύσκολή αλλά κάνε το πρώτο βήμα για να έρθεις πιο κοντά στο όνειρο σου !!!

Christofi Vasiliki
Communication, Soft Skills and PR Specialist – Trainer and Coach
Conicon Ltd