32 IT (information technology) ιδέες για να βελτιώσετε την επιχείρηση σας

Καθημερινά δέχομαι ερωτήσεις σχετικά για τον τομέα της πληροφορικής και της τεχνολογίας και πως αυτός μπορεί να βοηθήσει μια επιχείρηση ανεξάρτητου μεγέθους. Αυτό που έχω να πω είναι ότι η τεχνολογία δεν θα βοηθήσει μια επιχείρηση. Αν γίνει σωστή επένδυση και σωστές κινήσεις ΘΑ ΤΗΝ ΑΠΟΓΕΙΩΣEI. Ποιο κάτω θα σας παραθέσω ένα αριθμό από σημαντικές κινήσεις που θα μπορούσατε να κάνετε για την επιχείρηση σας.

1) IT Support Company or IT Manager – Θα σας προτείνω πρωτίστως την συνεργασία με μια εταιρεία στο τομέα της πληροφορικής ή την πρόσληψη ενός ατόμου ΙΤ Specialist για την τεχνολογική υποστήριξη σας. Πιστεύω ακράδαντα ότι ανεξαρτήτως του μεγέθους της επιχείρησης μια τέτοια συνεργασία μόνο οφέλη μπορεί να φέρει αφού μπορούν να σας καθοδηγήσουν προς την σωστή κατεύθυνση για αγορά ή χρησιμοποίηση τον κατάλληλων υπηρεσιών και προϊόντων για την ενίσχυση της επιχείρησης σας αλλά και με την παροχή τεχνικής υποστήριξης με την ειδίκευση τους.

2) Share Contactsand Calendars – Ένα από τα ευρήματα μου αυτό το χρόνο ήταν η Plaxo. Αυτό το site σας αφήνει να συγχρονίσετε τα address books και calendars (Outlook, Thunderbird) με οτιδήποτε θέλετε αρχίζοντας από το κινητό σας, τον υπολογιστή ενός συνάδελφου ακόμα και ένα υπολογιστή Apple Mac. Μπορείτε σε αντίθετη περίπτωση επίσης να μοιραστείτε τα contacts σας κάνοντας export – import σε άλλους υπολογιστές.

3) Backup email address – Το προτείνω ανεξαίρετα σε όλους να φτιάξουν ένα backup email address. Φτιάξτε ένα και σε περίπτωση που υπάρχει το οποιοδήποτε πρόβλημα με το εταιρικό σας θα συνεχίσετε να έχετε επικοινωνία με τους πελάτες σας και με τους συνάδελφους σας. Σας συνιστώ να το συνδέσετε και στο Plaxo για να έχετε άμεση πρόσβαση στα contacts σας και το calendar σας. Μερικά από αυτά είναι το Gmail, Hotmail και το Yahoo.

4) Email on your mobile – Δεν χρειάζεται για αυτό κάποιο πολύ ακριβό κινητό, ειδικά στο έτος 2013 όλα τα κινητά το υποστηρίζουν. Απλώς ρυθμίστε το για να λαμβάνετε τα νέα σας email χωρίς να χρειάζεται να είστε στο γραφείο σας και θα γλιτώσετε πολύτιμο χρόνο και χρήμα.

5) Online Backup – Ένα online backup είναι τέλειο για μικρομεσαίες επιχειρήσεις και για όσους εργάζονται στο σπίτι. Σήμερα με της μεγάλες ταχύτητες διαδικτύου ίσως είναι και μια επιλογή για μεγάλες επιχειρήσεις. Το online backup βασικά δουλεύει ως ένα πρόγραμμα παρασκηνίου όπου κάνει αντιγραφή και αποστολή τα αρχεία που επιλέξαμε σε ένα server για αποθήκευση. Μπορώ να σας προτείνω το Dropbox και το Google Drive, προσωπικά χρησιμοποιώ καθημερινά το Dropbox όχι μόνο για αποθήκευση και share των αρχείων μου με άλλους συναδέλφους αλλά και για αποστολή μεγάλων αρχείων που δεν μπορούν να μπουν ως attachment σε ένα email αφού το Dropbox σου δημιουργεί download link για να κατεβάσει στον υπολογιστή του σε όποιον δώσουμε το link αυτό.

6) Networked Printer and Printer Maintenance – Επιτρέψτε να μοιράζετε η χρήση ενός εκτυπωτή από πολλούς υπολογιστές χρησιμοποιώντας το δίκτυο σας ή ασύρματα. Αρκετά πολυμηχανήματα σήμερα μπορούν να κάνουν ταυτόχρονα πολλές λειτουργιές όπως εκτύπωση, αποστολή φαξ και σάρωση.  Η εκτυπωτές/πολυμηχανήματα είναι πολύ σημαντικα και δύσκολα φτιάχνονται οπότε είναι σημαντικό να ελέγχονται συχνά και να έχουμε περισσότερους από όσους χρειαζόμαστε για να είμαστε καλυμμένοι σε περίπτωση βλάβης.

7 ) Electronic Faxing – Πόσο χαρτί και μελάνι σπαταλάτε καθημερινά σε αχρείαστο τύπωμα junk fax; Πόσο στοιχίζει κάθε χρόνο η τηλεφωνική γραμμή του fax; Αυτό που προτείνω είναι η εναλλακτική λύση του online fax to email. Με αυτό το τρόπο θα μπορείτε να βλέπετε όλα τα φαξ σας στον υπολογιστή σας και όποτε θέλετε μπορείτε να τα διαγράψετε, να τα αποθηκεύσετε μόνιμα αν θέλετε, να τα τυπώσετε όταν είναι απαραίτητο και φυσικά να τα προωθήσετε όπου θέλετε τόσο σε fax όσο και σε email.

8) Digital Scanning – Κάντε Scan τα παλιά σας έγγραφα και αποθηκεύσετε τα ηλεκτρονικά ελευθερώνοντας χώρο στο γραφείο. Προσοχή όμως στο να κρατάτε σωστά τα backup σας.

9) EmailArchiving – Είναι πολύ σημαντικό να αρχειοθετούνται τα email σας από παλαιότερες επικοινωνίες μεταξύ σας και των πελατών σας. Βοηθά και το προσωπικό που θα έχει μπροστά του μόνο τα email που χρειάζεται για τις σημερινές του εργασίες αντί όλα τα email του.

10) PDFFileFormat – Δεν έχουν όλοι την τελευταία έκδοση των office οπότε το PDF format files θα επιτρέψει σε όλους να διαβάσουν το έγγραφο που τους αποστέλλετε. Σας προτείνω τον Foxit PDF reader (είναι πιο γρήγορος από τον Adobe Reader) και τα Cute PDF writer ή PDF Creator για να δημιουργείτε τα PDF αρχεία σας. Ένα ακόμα θετικό με την μετατροπή των αρχείων Word/Excel σε PDF είναι ότι δεν μπορεί κανένας να τα αλλάξει και να τα παραποιήσει.

11) Password Database– Αν έχετε ένα τεράστιο αριθμό από passwords και usernames που πρέπει να θυμάστε σας προτείνω το KeePass το οποίο θα αποθηκεύει, θα διαχειρίζεται και θα προστατεύει αυτά τα στοιχειά. Χρησιμοποιήστε ένα μεγάλο και δυνατό password που θα προστατεύει όλους τους άλλους.

12) Company Blog Site – Ένα business blog θα αύξηση την διαδικτυακή σας παρουσία και θα πουλάτε έμμεσα, επίσης θα παρέχετε ένα χώρο όπου θα μπορείτε να παίρνετε feedback από τους πελάτες σας. Θα μπορείτε να γράψετε σε αυτό άρθρα, να βάλετε εικόνες ενός νέου προϊόντος και να παρέχετε συμβουλές για τον τομέα απασχόληση σας αποκτώντας παράλληλα και ακροατήριο. Το WordPress και το Blogger είναι οι δύο πιο καλές λύσεις.

13)Server and Networked Hard Drive – Αρχεία και έγγραφα όπως επίσης και βάσεις δεδομένων για το λογισμικό της επιχείρησης σας που χρειάζεται να έχουν πρόσβαση και να μοιράζονται μεταξύ των συναδέλφων σας και μέλη του προσωπικού λύση δίνει ένας Server ή ένας NAS (Network Attached Storage) . Οι κύριες διαφορές είναι ότι ο Server είναι αρκετά μεγαλύτερος στο κόστος, όγκο, θόρυβο και ηλεκτρική κατανάλωση, επίσης χρειάζεται μεγαλύτερο χρόνο η παραμετροποίηση και η διαχείριση του, ΑΛΛΑ με μεγαλύτερες επιδόσεις και λειτουργίες από ένα NAS.

14) Open Source Software – Οι Open Source εφαρμογές είναι λογισμικά τα οποία μπορούν να καλύψουν ανάγκες σας δωρεάν. Μερικά από αυτά είναι ο Firefox, τα Open Office (εμπεριέχει όλα τα αντίστοιχα του MS Office), 7zip (Winzip/Winrar), Thunderbird (Outlook), GIMP (Photoshop). Γιατί να ξοδέψετε χρήματα για τα Microsoft Office όταν υπάρχουν τα Open Office δωρεάν με τα Word Processor (Word), Spreadsheet (Excel), Presentation (PowerPoint). Τα Open office μπορούν να ανοίξουν και αρχεία που δημιουργήθηκαν στα Microsoft Office.

15) Company Email Address – Θα εντυπωσιαστείτε πόσες εταιρείες χρησιμοποιούν ακόμη free email accounts όπως το Gmail, το Hotmail και το Yahoo ως το πρωτεύων email της επιχείρησης. Για περίπου €20 τον χρόνο μπορείτε να έχετε ένα business like email address όπως για παράδειγμα [email protected] ή [email protected] δείχνοντας ταυτόχρονα επαγγελματισμό.

16) UPS – Η σωστή λύση για αποφυγή οποιαδήποτε καταστροφής στον ηλεκτρονικό εξοπλισμό του γραφείο σας αφού ένα UPS ελέγχει την ροη του ηλεκτρικού ρεύματος για και σε περίπτωση απότομης αυξομείωσης προστατεύει. Ταυτόχρονα εμπεριέχει μπαταριές που σε περίπτωση διακοπής ηλεκτρικού ρεύματος δεν αφήνει τους υπολογιστές και τον Server να κλείσουν πριν προλάβετε να κάνετε save την δουλεία σας και να τον κλείσετε κανονικά μέχρι να επανέλθει το ρεύμα.

17) Online Web Applications – Αντί να κάνετε εγκατάσταση λογισμικού στον υπολογιστή το λογισμικό τρέχει από τον web browser σας (firefox, chrome, safari). Η δουλεία σας αποθηκεύετε στον server του site που σας παρέχει την υπηρεσία έτσι μπορείτε να επεξεργαστείτε τα αρχεία σας από οπουδήποτε στον κόσμο και χωρίς να χρειάζεστε να έχετε τίποτα άλλο έκτος του web browser σας στον υπολογιστή σας εγκατεστημένο. Μερικές υπηρεσίες είναι τα Google Docs and Zoho τα οποία σας παρέχουν υπηρεσίες δημιουργίας Spread Sheets, Documents, Presentations και Calendar. Το Gliffy σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διαγράμματα.

18) Two Monitors – Το Ξέρατε ότι δυο οθόνες σε ένα υπολογιστή μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα μέχρι και 35%;

19) A Quality Business Website – Η πλειοψηφία του κόσμου κοιτάζει για μια επιχείρηση στο Internet πριν από τον χρυσό οδηγό (yellow pages). Η σημερινή γενιά δεν ξέρει καν τη σημαίνει χρυσός οδηγός και χρησιμοποιούν το Google για να βρουν αυτό που θέλουν. Ένας πιθανός πελάτης κρίνει μια επιχείρηση από την πρώτη του εντύπωση οπότε ένα επαγγελματικό σοβαρό website για την επιχείρηση σας είναι πάρα πολύ σημαντικό. Μπορείτε να αποκτήσετε ένα τέτοιο site χωρίς να ξοδέψετε πολλά χρήματα και ακόμα και αν ξοδέψετε αρκετά να είστε σίγουροι ότι θα σας επιστραφούν μακροπρόθεσμα.

20) Secondary Internet Connection – Αν η επιχείρηση σας βασίζετε στο Internet για να λειτουργήσει κανονικά μια δεύτερη σύνδεση στο διαδίκτυο ως backup είναι must. Μπορείτε ακόμα και να τις συνδέσετε μεταξύ τους για μεγαλύτερο bandwidth! Εξοικονομήστε και χρήμα βάζοντας ένα home version αντί business για την δεύτερη σύνδεση.

21) Internet Telephone Calls (VoiceoverIP) – Αν έχετε περισσότερα από δυο γραφεία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Voice over IP και να εξοικονομήσετε χρήματα για την επικοινωνία σας αφού χρησιμοποιεί την σύνδεση του internet σας και έτσι δεν έχετε επιπλέων χρέωση. Σας προτείνω το Skype ή το  ooVoo αφού μέσω αυτό μπορείτε να κάνετε και συνδιάσκεψη με περισσότερα του ενός ατόμου.

22) Quality PC Hardware – Κάντε σωστές αγορές σε ότι αφορά του υπολογιστές τις επιχείρησης σας και μην σκεφτείτε να δώσετε κάτι παραπάνω σε κάτι που θα χρησιμοποιείτε αδιάκοπα καθημερινός, δεν θέλετε να μάθετε ποσό σημαντικός είναι ένας υπολογιστής όταν δεν δουλεύει. Αγοράστε laptop μόνο αν χρειάζεται να μετακινήστε συνεχώς. Πάρτε το λιγότερο 2GB-4GB RAM ειδικά αν χρησιμοποιείτε windows 7 και τουλάχιστον 100GB σκληρό δίσκο. Οι σημερινοί επεξεργαστές και οι ταχύτητες τους είναι αρκετή για το 99% των αναγκών μιας μικρής επιχείρησης.

23) Live Web Chat – Αν προσφέρετε υπηρεσίες που χρειάζεται να παρέχετε βοήθεια ή διευκρινίσεις στους πελάτες σας καλή λύση θα ήταν να μπορείτε να συνομιλείτε με τους πελάτες σας όταν επισκέπτονται το website σας μέσω Live web Chat; Επιλέξτε κάποια υπηρεσία που δεν αναγκάζει τον πελάτη σας να εγκαταστήσει κάτι στον υπολογιστή του.

24) Social Networks – Όπως και με το blog σας εκμεταλλευτείτε τα δίκτυα κοινωνικής δικτύωσης που έχουν πολλά εκατομμύρια χρηστές και κάντε Marketing, έμμεσες πωλήσεις, παίρνοντας πίσω και feedback. Χρησιμοποιήστε το LinkedIn (15 Million Users) που είναι ένα business-oriented social networking site και διαχωριστείτε τους επιχειρηματικές επαφές σας. Μπορείτε επίσης να καταχωρίσετε τις υπηρεσίες που προσφέρετε, να βρείτε καινούργιο προσωπικό αν χρειάζεστε και αν έχετε ερωτήσεις μπορείτε να τις συζητήσετε με άλλους τόσους επαγγελματίες. Παράλληλα σας προτείνω να εκμεταλλευθείτε και τα Facebook και Tweeter που είναι τα δυο μεγαλύτερα δίκτυα. Φτιάξτε στο Facebook μια επαγγελματική σελίδα και προωθήστε από υπολογιστή σε υπολογιστή την επιχείρηση σας ακόμα και σε στοχευόμενο αριθμό ατόμων.

25) Customer Relationship Manager – Χρησιμοποιήστε ένα λογισμικό τύπου CRM και κρατήστε σωστά τα στοιχειά των πελατών σας και των επαφών για να τους βρίσκετε εύκολα και γρήγορα. Κρατήστε επίσης και σημειώσεις και ιστορικό για κάθε πελάτη ξεχωριστά και ρυθμίστε το να σας ενημερώνει και να σας θυμίζει  για τις εργασίες που έχετε να κάνετε και το πρόγραμμα σας. Θα κάνει την ζωή σας πολύ εύκολη.

26) Backup, Backup, Backup – Το αναφέραμε αυτό και πιο πάνω στο online backups, αλλά πολύ συχνά αυτή η διαδικασία βρίσκετε στο τέλος τις λίστας μας με τα πράγματα που πρέπει να επιτελεστούν. Μπορεί να έχετε ένα σύστημα που κάνει backup αλλά πότε ήταν η τελευταία φορά που ελέγξατε ότι αυτά τα backup δουλεύουν; Οπότε ελέγξτε το αν σίγουρα δουλεύουν γιατί θα έχετε σοβαρό πρόβλημα όταν το χρειαστείτε πραγματικά και δεν δουλεύει.

27) USB Key – Τα USB keys είναι φανταστικά και πολύ φθηνά. Θα κάνετε τις μεταφορές σας μεταξύ υπολογιστών πολύ εύκολη. Μπορείτε ακόμη να αποθηκεύσετε σε αυτό και να πάρετε μαζί σας στο σπίτι την δουλεία (αν και σε ορισμένες περιπτώσεις αυτό είναι κενό ασφαλείας).

 28). Regular PC Maintenance – Αμέτρητες φορές δέχομαι την εξής ερώτηση. “Ο υπολογιστής μου είναι πολύ αργός χρειάζεται αναβάθμιση ή να αγοράσω καινούργιο υπολογιστή;”. Στις 95% των περιπτώσεων δεν χρειάζεται αναβάθμιση ή καινούργια αγορά αλλά απλός ένα φρεσκάρισμα. Φρεσκάρισμα: 1) Format (Προσοχή μην χάσετε σημαντικά αρχεία και προγράμματα), 2) Disk clean up, Defragment, Registry cleaning, απεγκατάσταση διάφορων αχρείαστων προγραμμάτων που δεν χρησιμοποιούνται, απενεργοποίηση προγραμμάτων από το startup ώστε να μην ξεκινούν με τα windows (από το run -> msconfig -> Startup (Tab) και απενεργοποιούμε αυτά που δεν χρειάζονται) και φυσικά ένα scanning με το antivirus και antimalware λογισμικό σας. Προτείνω το CCleaner και το Malwarebytes για τις ποιο πάνω εργασίες.

29) Online Payments – Υπηρεσίες όπως το Google Checkout, PayPal, JCC προσφέρουν λύσεις εύκολης online πληρωμής με πιστωτική κάρτα για το online shop σας.

30) Website Analytics– Θέλετε να ξέρετε πόσα άτομα επισκέπτονται καθημερινά την ιστοσελίδα σας παρέχοντας παράλληλα και άλλα στοιχεία όπως από πού βρήκαν το website σας, από ποια χώρα είναι o επισκέπτης και για πόση διάρκεια έμειναν στο website για να βγάζετε συμπεράσματα κατά ποσό πέτυχε ένα email campaign ή μια online διαφήμιση που κάνατε (banner, Facebook ads, Google ads). Προτείνω το Google analytics που είναι και δωρεάν.

31) Pay per click Website Advertising – Διαφημίστε διαδικτυακά. Είναι φθηνότερη αποκτάτε μεγαλύτερη επισκεψιμοτητα στο website σας και ανάλογα περισσότερους πιθανούς πελάτες. Χρησιμοποιήστε τα Facebook ads και τα Google Adwords, Yahoo! Search Marketing και Microsoft adCenter.

32) Computer Safety – Προσπαθείτε να κρατείτε ασφαλείς τους υπολογιστές σας. Να κατεβάζετε και να εγκατέστησε στον υπολογιστή σας λογισμικά από μόνο από σίγουρες πηγές. Εγκαταστήστε ένα Antivirus ή ένα Spyware και Malware λογισμικό για να προστατεύεστε από ιούς. Προτείνω το Malwarebytes και το Αvira ή το Avast που υπάρχουν και δωρεάν εκδόσεις. Αν θέλετε να αγοράσετε προτείνω τον Eset Nod32, τον Kaspersky ή το Panda Antivirus.

Στυλιανού Άριστος

IT Manager

Conicon Ltd